Учет без бухгалтерии
Можно ли упростить учет так, чтобы не использовать ни Дебет-Кредит ни правило знаков? И при чем так, чтобы сконструировать простые операции и в итоге получать любые отчеты? И чтобы это мог сделать любой не обладающий специальными знаниями человек? И без дорогого ПО? И чтобы ПО было прозрачным, а не черным ящиком? И чтобы внедрение заняло один-два дня?
Да, это возможно. Если вы читали наши предыдущие статьи, то вы уже знаете, что для автоматического получения отчетов нам нужна «плоская таблица». Можете прочесть об этом в статьях "Что может СВОДНАЯ ТАБЛИЦА в Excel? И где это применимо? Часть 1." "Что может СВОДНАЯ ТАБЛИЦА в Excel? И где это применимо? Часть 2."
1. Конструирование главной таблицы учета
Рассмотрим простой алгоритм для настройки учета без Дебета и Кредита. Нам следует перечислить (и записать) все имеющиеся у нас операции и для каждой ввести те аналитики, которые участвуют в ней (в этой операции). Давайте рассмотрим этот процесс на примере хлебобулочного производства. Очередность операций не важна, начинаем с любой. Какие Операции у нас есть на предприятии? Первая операция - “Поступление материалов”. В операция поступление материалов участвует контрагент, договор, склад и номенклатура. Создаем шаблон таблицы и записываем первую операцию. Для большей наглядности будем сразу заполнять операции данными. Рисунок 1.
Рисунок 1
Рассмотрим следующую операцию – операцию “Оплата поставщику”. В ней уже не принимают участие такие аналитики, как Номенклатура и Склад, но появляются расчетный счет, а также статья движения денежных средств. Если каких-то аналитик нет в нашей таблице, то тогда мы добавляем их в таблицу. В нашем случае мы добавим Расчетный счет и Статью ДДС. Получившуюся таблицу, смотрите на Рисунке 2. Для удобства и наглядности, те поля (аналитики), которые не используются в операции, мы будем окрашивать серым цветом.
Рисунок 2
Рассмотрим следующую операцию, “Выплата заработной платы”. В ней будет счет или касса, сотрудник и, например, подразделение. Тогда наша таблица примет следующий вид Рисунок 3.
Рисунок 3
Далее мы продолжаем следовать данному алгоритму. Мы шаг за шагом перебираем все наши операции. Для каждой операции мы делаем анализ, какие аналитики (поля) принимают участие в этой операции. Если такие аналитические разрезы (поля) уже принимают участие в таблице, то мы будем использовать этот столбец. Если такой аналитики в таблице еще нет, то мы добавляем недостающее поле. В таблице на Рисунке 4 мы добавили операции “Начисление заработной платы” и “Списание материалов в производство”.
Рисунок 4
Давайте еще добавим операции (чтобы замкнуть контур) “Выпуск продукции”, “Отгрузка покупателю”, “Себестоимость продаж”, и “Оплата от покупателя”. Рисунок 5.
Рисунок 5
После того, как мы рассмотрим все, имеющиеся у нас в учете операции, мы получим таблицу, в которой есть все аналитические разрезы, нашего учета. Минус такой таблицы – то, что она получается разреженная (много неиспользуемых ячеек), то есть резервируется пространство памяти, которое не будет использоваться. Но в при этом мы получаем несколько преимуществ:
- Очень простой способ визуализации.
- Вся информация в одной таблице.
- Не требуется настройка правил знаков или Дебета-Кредита.
- Отчетность строится легко и получается интуитивно понятной.
2. Отчеты
Какие вопросы могут быть к отчетности? Это может быть, например:
- Остатки денег?
- Сколько было произведено продукции?
- Соблюдены ли нормы по расходу сырья, материалов и трудозатрат на производство продукции?
- Какова себестоимость продукции?
- Взаиморасчеты с контрагентами, персоналом?
- Остатки сырья и материалов?
- Отчеты ДДС, ОПУ, Баланс?
- Отчет по статистики продаж?
Если бы мы создавали таблицы по архитектуре бухгалтерского учета, то мы бы строили оборотно-сальдовые ведомости по счетам: остатки на начало, дебетовый, кредитовый оборот, остатки на конец периода. Но если мы использовали архитектуру описанную выше, то для того, чтобы получить отчет нам требуется построить “сводную таблицу Excel “. А в ней (в “сводной таблице Excel”) выбрать, требуемую нам аналитику и разделить информацию по типам операций. Например, если мы хотим узнать остатки денег, то нужно построить «сводную таблицу Excel» и выбрать в СТРОКИ поле “Расчетные счета”. А в КОЛОНКИ выбрать тип операции. Рисунок 6. И мы можем посчитать остатки на конец периода. Остатки равны = Оплата от покупателя – оплата заработной платы – оплата поставщику. Сумма равна «минус» 615 рублей.
Это означает, что, либо не учтены Остатки на начало периода, либо не отражен какой-либо приход.
Рисунок 6
Смотрите, как это получилось. Мы отобрали только строки, в которых Расчетный счет не равно пусто. Рисунок 7.
Рисунок 7
Тогда в отобранные строки попадут только те операции, которые имеют отношение к расчетному счету, то есть только те операции, которые изменяют остатки на расчетном счете, только денежные операции. Рисунок 8.
Рисунок 8
Во всех денежных операциях присутствует статья движения денежных средств. Добавив в «сводную таблицу» статью ДДС, мы получим отчет о Движении денег. Рисунок 9.
Рисунок 9
Правило получения отчетов очень простое: в СТРОКИ нужно выбрать поле, остатки или обороты по которому мы хотим получить, а в КОЛОНКИ необходимо поместить Операцию (по названию которой мы будем понимать, что происходит, и в частности понимать, с каким знаком эта операция участвует в этом отчете).
Давайте ответим на вопросы, поставленные в начале главы.
- Остатки денег? (Рисунок 6)
- Сколько было произведено продукции?
- Соблюдены ли нормы по расходу сырья, материалов и трудозатрат на производство продукции?
- Какова себестоимость продукции?
- Взаиморасчеты с контрагентами, персоналом?
- Остатки сырья и материалов?
- Отчеты ДДС, ОПУ, Баланс?
- Отчет по статистики продаж?
Сколько было произведено продукции (в штуках)? Выбираем поля: «Производимые товары» и «Партия». Отбираем операции, которые относятся к Выпуску продукции. Рисунок 10.
Рисунок 10
Какова себестоимость продукции? Выбираем поля: «Производимые товары» и «Партия». В таблице три строки. Операция «Выпуск продукции» (она подсвечена красным), в ней количество и сумма. Самый простой способ учитывать продукцию выпуска по плановой стоимости (в нашем случае по 10руб/шт, 100 штук равны 1000 денежных единиц).
Операция «Начисление заработной платы» и «Списание материалов в производство» - это операции списания затрат в себестоимость, операции, которые увеличивают себестоимость продукции (на Рисунке 11 они подсвечены синим).
Рисунок 11
Их сумма равна 1 100 $ за период. Раз в месяц мы можем создать отчет «сводную таблицу» и рассчитать, сколько фактических затрат мы понесли за период. И если фактические затраты больше, то мы можем сделать вывод, что в этом периоде фактические затраты превысили плановые. Рисунок 12.
Рисунок 12
И после этого мы можем ввести Операцию “Отклонение себестоимости от плановой”, и внести за период сумму этого отклонения по Статье затрат “Отклонение с/с от плановой”. Рисунок 13 (нижняя строка)
Рисунок 13
Отчеты ДДС, ОПУ, Баланс? Начнем с ОПУ. Для ОПУ нам нужна Выручка, Себестоимость продаж, и Расходы периода. Все эти строки выделены красным на Рисунке 13. Мы можем сделать “сводную таблицу Excel”, отобрать только те операции, которые имеют отношение к ОПУ и тем самым получить ОПУ. Рисунок 14.
Прибыль в Excel в данном примере рассчитана с помощью обычной формулы Excel.
Рисунок 14
Как нам получить баланс? Нам нужно получить остатки всех активов и обязательств. В нашем примере это: готовая продукция, остатки денег, остатки сырья, и взаиморасчеты с контрагентами и персоналом. Рисунок 15.
Кстати, собственный капитал можно считать от обратного. А именно, собственный капитал равен все АКТИВЫ “минус” все ОБЯЗАТЕЛЬСТВА. Если мы учитываем наши обязательства с минусом, а активы с +, то сумма АКТИВОВ и ОБЯЗАТЕЛЬСТВ (с минусом) будет равна собственному капиталу. Это очевидно, что наш собственный капитал равен все что у нас есть (АКТИВЫ) минус все что мы должны (ОБЯЗАТЕЛЬСТВА).
Рисунок 15
Здесь можно отметить некоторые интересные моменты. Посчитаем сумму всех активов: 305 - Дебиторская задолженность. 500 - Готовая продукция на складе. - 615 - Денежные средства. Сумма всех активов будет равна 190. Это как раз наша прибыль в ОПУ (смотрите Рисунок 14). По поводу “минусового остатка денег”, представим, что в систему не были внесены начальные остатки: 615. И считаем, что у нас не было задолженности (то есть баланс на начало периода состоял из Денег, которые являлись собственным капиталом). Давайте добавим операцию Начальные остатки. Собственный капитал добавлять не будем, так как мы считаем его от обратного, как сумму собственного капитала “минус” все наши обязательства. То есть наш остаток + 615 и даст +615 к собственному капиталу. Рисунок 16.
Рисунок 16
Как будет выглядеть баланс, тогда можно увидеть на Рисунке 17. Если мы продадим продукцию (даже по себестоимости и получим задолженность от магазина, то у нас будет денежных средств в размере 805 единиц.
Рисунок 17
Если Вы можете организовать учет так, чтобы это была одна точка ввода (один сотрудник работает с этой таблицей, а все другие сотрудники только предоставляют ему данные), и количество строк не будет превышать 200 000 строк, то с эту задачу можно решить с помощью Excel. Если какое-то условие не выполняется, то можете использовать сервис A-Techs . В котором разные документы могут вводится разными сотрудниками (с фиксацией, кто ввел какой документ). И при необходимости все учетные данные могут быть выгружены в Excel.