Статья является описанием специализированного курса, который читается сотрудниками проекта и предназначена тех, кто хочет получить практические знания и навыки по автоматизации учета. Целью курса является знакомство с практическим алгоритмом по настройке учетной системы.
Автоматизацию учета можно условно разделить на две части: предметная область и навыки в IT-области. Наиболее эффективной эта статья будет для тех, кто сталкивался с учетом на практике, но не обладает навыками из IT-области.
Что подразумевается под "сталкивался с учетом"? В компаниях с учетом в той или иной мере сталкиваются логисты, экономисты, бухгалтера, казначеи, управляющие производством, маркетологи и прочие сотрудники, работа которых связана с обработкой большого количества информации. Хорошо, если эта обработка данных производилась в Excel, и совсем хорошо, если при этом использовались формулы и инструменты из области, которую можно назвать «формулы массива”. Например: ВПР, СУММЕСЛИМН, ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ, ДВССЫЛ и прочие. К инструментам обрабатывающим массивы данных можно отнести и СВОДНУЮ ТАБЛИЦУ.
Так как в статье разбираются и теоретические вопросы автоматизации учета, то эта статья может быть интересна и тем, кто связан с областью “автоматизации учета” и хочет глубже разобраться в работе архитектора или разработчика решений на базе любых учетных информационных систем.
Забегая вперед отметим, что этот алгоритм будет реализовываться на пяти различных уровнях:
- “уровень ER-модели” (или “уровень справочников”)
- “уровень действий пользователей” (или “уровня операций”)
- “уровень проводок” (или “уровень журналов”)
- “уровень отчетов”
- "уровень математики прибыли"
(!) “Уровень проводок или журналов” можно не выделять в отдельный уровень, и 50% действий на нем отнести к «уровню операций» и 50% к «уровню отчетов».
Проекты можно выполнять с любого уровня, но логичнее выполнять или с уровня 1 двигаясь последовательно “вверх” или и с уровня 5 двигаясь последовательно “вниз”.
Подход "снизу-вверх" правильнее выбрать когда система учета уже ложилась (не важно где: на бумаге, в Excel, в информационных системах). А также, когда основная цель автоматизации - снизить трудоемкость работы. Преимущества этого подхода в том, что практически с первых встреч будут видны результаты работы.
Подход "сверху-вниз" правильнее выбрать тогда, когда заказчика не устраивают сложившаяся система учета или хочется взглянуть на учет и управление под новым углом зрения. Плюсы в том, что учет и будет создан на "научной" основе, при этом минусы в том, что требуется большой опыт в управлении.
В целом чаще используется подход "снизу-вверх", и по умолчанию лучше выбирать его. Этот вариант будет рассмотрен в статье и курсе. См. рисунок ниже.
В статье (курсе) будет рассмотрен сквозной пример создания в системе HubCloud готового решения для учета. Там, где будут разбираться части задач из сквозного примера, будет специальная пометка: СКВОЗНОЙ ПРИМЕР.
Также в статье (курсе) будут предложены задания для самостоятельного решения, выполняя которые самостоятельно, вы можете настроить учетную систему на HubCloud Возможно, вместо предложенных заданий взять за основу реальный пример, компанию в которой вы работаете. В этом случае вы по окончании курса вы получите настроенную учетную систему.
(!) Если при прочтении курса у вас появились вопросы, или у вас возникли вопросы при решении заданий из курса, то пишите нам на support@hubcloud.ru
Необходимые знания и навыки:
(!) Если вы приступаете к изучению курса только с практической целью "построить учетную систему" для конкретной компании, то вам необходимо обладать базовыми знаниями и понятиями, перечисленными ниже. Если цель - общее знакомство c предметной областью, то знания перечисленные ниже желательны, но не обязательны.
1) Понятие «плоской таблицы». Понятие «аналитический разрез-характеристика данных- измерения» и понятие «данные-измеряемые величины-ресурсы-цифры-показатели». Это было ранее описано в статье Что может сводная таблица в Excel. Часть 1.
2) Свободное владение инструментом «сводная таблица» в Excel (или аналог GroupBy в SQL/GoogleSheets). Это было ранее описано в статье Что может сводная таблица в Excel. Часть 2.
3) Понятие "разделитель данных в таблице", "остатки и обороты". Было ранее описано в статье Просто об учете. Часть 1.
4) Желательно: понимать понятие «проводка»; описано в статье Просто об учете. Часть 2.
5) Желательно иметь представление о трех основных финансовых отчетах, ДДС, ОПУ, Баланс. Подробное описание дано в статьях: Просто о бухгалтерии, баланс, Просто о бухгалтерии, отчет о прибылях и убытках,Просто о бухгалтерии. отчет о движении денежных средств.
6) Желательно иметь представление о механизме формирования прибыли компании, а также влияния на нее экономических и не экономических факторов, а также отражение их в счуправленческой отчетности. Кратко об этом было описано в статье Что такое управленческий учет и в статье Управление прибылью.